Автомобиль организации заправлен до начала (после окончания) рабочего дня: налоговые последствия

Автор: Фимина Н.

Самые простые, обычные хозяйственные операции, к сожалению, могут быть оформлены с нарушениями. Материалы судебной практики и проверок деятельности организаций позволяют сделать некоторые обобщения, приведенные в настоящей статье, с тем, чтобы риск претензий со стороны специалистов контролирующих ведомств был минимизирован.

Можно говорить о том, что такое незначительное на первый взгляд событие, как покупка ГСМ для автомобиля до начала или после окончания рабочего дня, может вызвать доначисление налога на прибыль. Ведь фактически оно свидетельствует о неточностях или неправильном оформлении хозяйствующим субъектом документов или нарушениях при привлечении сотрудника к работе и организации его рабочего времени.

Получается, что, хотя нормами действующего законодательства РФ заправка служебного автомобиля до или после рабочего дня не запрещена, вопросы (и серьезные) она зачастую вызывает.

Рассмотрим данную практическую ситуацию подробнее.

Проверки в организации

Согласно ст. 87 НК РФ налоговые органы проводят следующие виды налоговых проверок налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов:

1) камеральные налоговые проверки;

2) выездные налоговые проверки.

Целью камеральной и выездной налоговых проверок является контроль за соблюдением налогоплательщиком, плательщиком сборов или налоговым агентом законодательства о налогах и сборах. Тот факт, что автомобиль был заправлен до начала или после окончания рабочего дня, проверяющим может стать известным, например, в случае выездной проверки, когда контролерами рассматривается большой объем документации компании. Как именно налоговые инспекторы могут узнать об этом?

Во-первых, в большом количестве учреждений принимаются распорядительные документы (приказы) о закреплении того или иного автомобиля за конкретным водителем. В таком случае можно соотнести продолжительность (режим и график) работы конкретного водителя и даты заправки автомобиля.

Для некоторых категорий хозяйствующих субъектов обязанность по оформлению указанного распорядительного документа прямо предусмотрена в законодательстве (см., например, п. 3.7.28 Правил, утвержденных Приказом Минсвязи России от 25.12.2002 N 148 «Об утверждении и введении в действие Правил по охране труда при работах на радиорелейных линиях связи»). Однако для большинства организаций закрепление автомобиля за конкретным водителем является правом, а не обязанностью.

Во-вторых, специалисты контролирующего ведомства могут изучить данные путевых листов и чеков АЗС.

С необходимостью оформления путевых листов сталкиваются не только автотранспортные организации, но и иные организации, использующие автомобили для осуществления деятельности. В число обязательных реквизитов путевых листов включаются в том числе сведения о транспортном средстве и сведения о водителе (Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152).

При приобретении бензина за наличные в распоряжении проверяющих окажется и такой документ, как кассовый чек АЗС. По реквизитам, указанным в кассовом чеке, можно определить, где и когда работник находился в определенное время.

Данные о начале и окончании рабочего дня водителя, заправляющего автомобиль, проверяющие смогут найти в документах, регламентирующих режим рабочего времени. Чаще всего речь идет о графике рабочего времени. Ведь в соответствии с п. 4 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15, графиками работы (сменности) устанавливаются рабочие дни с указанием времени начала и окончания ежедневной работы (смены), времени перерывов для отдыха и питания в каждую смену, а также дни еженедельного отдыха. Графики работы (сменности) при выполнении регулярных перевозок должны составляться работодателем для всех водителей на каждый календарный месяц с ежедневным или суммированным учетом рабочего времени.

Налог на прибыль

Как мы упомянули выше, в рассматриваемой ситуации (заправка автомобиля до начала или после окончания рабочего времени) возможно доначисление налога на прибыль.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Материалы проверок деятельности учреждений подтверждают, что заправка автомобиля за пределами продолжительности рабочего времени может свидетельствовать о необоснованных расходах на приобретение бензина (см. материалы, опубликованные на официальном сайте Контрольно-счетной палаты муниципального образования «Город Саратов» www.kspsaratov.ru, меню Деятельность палаты — 2014 —

Информация о результатах проверки финансово-хозяйственной деятельности муниципального автономного общеобразовательного учреждения «Гимназия N 1 Октябрьского района г. Саратова»).

Согласно отчету по упомянутой проверке в документах организации были выявлены следующие несоответствия. В путевом листе указано время выезда из гаража — 9 ч 00 мин., заправка бензином на основании чека АЗС была произведена в 08 ч 35 мин., а время возвращения в гараж — 17 ч 00 мин. (заправка бензином на основании чека АЗС произведена в 17 ч 30 мин.).

Справедливости ради стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации внимание проверяющих привлек не только факт заправки автомобиля за пределами имеющейся продолжительности рабочего времени, но и несоответствие в путевых листах и чеках АЗС. Однако и в иных ситуациях сотрудники контролирующих ведомств с высокой долей вероятности будут руководствоваться тем же самым подходом.

Так, например, столичным налоговым ведомством при рассмотрении аналогичной ситуации (заправка автомобиля производилась в выходной день) было указано следующее (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.06.2006 N 20-12/54213@). Для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня в целях налогообложения прибыли необходимо наличие как документов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели, так и оформленных в соответствии с установленными требованиями путевых листов, а также утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей. В иных случаях учесть расходы нельзя.

Велика вероятность того, что и в суде обжаловать подобное решение налоговых инспекторов не удастся. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2012 по делу N А41-20691/11. В данном судебном акте было указано, что расходы на ГМС, которые были понесены в выходные и праздничные дни, не должны учитываться при исчислении налога на прибыль организаций, поскольку фактически автомобиль считает использованным в непроизводственных целях.

Контраргументы

При возникновении указанных выше претензий со стороны проверяющих хозяйствующий субъект может привести контраргументы: заправка автомобиля осуществлена в результате привлечения сотрудника к сверхурочным работам. Однако в таком случае могут возникнуть иные проблемы.

В соответствии со ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа — работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

По общему правилу сверхурочные работы оплачиваются в повышенном размере. Так, согласно нормам ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника. К тому же оформление сверхурочной работы также осуществляется в особом порядке (обязательным, например, является издание соответствующего приказа о привлечении к сверхурочной работе). Поэтому в рассматриваемой ситуации (когда факт работы за пределами обычного рабочего дня был установлен при проверке деятельности организации) есть риск привлечения к ответственности за нарушения норм трудового законодательства РФ.

По общему правилу нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

— на должностных лиц в размере 1000 — 5000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб.;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Дополним, что на установление ненормированного рабочего дня водителю также можно ссылаться, только если данное утверждение подкреплено документами организации. Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день — это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

Следующая
НовостиТорговля через комиссионера: доходы комитента при применении УСНО

Добавить комментарий