Хозяева «Пятерочки» и «Перекрестка» заменили часть бухгалтерии роботами

В сервисном центре X5 Retail Group была проведена роботизация, в результате которой часть процессов по обработке документов была возложена на роботов. Освободившиеся сотрудники-люди были перенаправлены на выполнение более сложных управленческих и творческих задач. Проект роботизации получил в своей области премию, обогнав таких конкурентов как «Гринатом» и «Северсталь».

Роботизация в X5 Retail Group

X5 Retail Group, в состав которой входят сети магазинов «Пятерочка» и «Перекресток», провела роботизацию своего сервисного центра. В ходе роботизации было запущено шесть роботов для работы с документами. Сейчас эти работы выполняют в общей сложности семь процессов сервисного центра, которые раньше выполнялись сотрудниками-людьми с использованием базовых информационных систем компании.

По состоянию на конец 2017 г. сервисный центр X5, который находится в Нижнем Новгороде, работал в 63 регионах и насчитывал до 1 тыс. сотрудников. Ежегодный документооборот центра, включая EDI, превышает 100 млн документов. Центр обслуживает штат X5, состоящий из 250 тыс. работников, а также 5 тыс. поставщиков.

Напомним, X5 Retail Group владеет сетями магазинов «Пятерочка», «Перекресток» и «Карусель». По состоянию на март 2018 г. группа владела 12,7 тыс. магазинов. Чистая розничная выручка по итогам 2017 г. составила 1,29 млрд руб., а по итогам первого квартала 2018 г. — 350 млрд руб.

Куда дели людей

Как уточнили в X5 по просьбе CNews, роботизация не привела к сокращению персонала — скорее, она была выполнена, чтобы предотвратить набор дополнительных работников. Те сотрудники, которые раньше работали вместо роботов, были переориентированы на новые задачи, более сложные, управленческие и творческие, уверяет компания. Речь идет о незначительном количестве сотрудников, которые занимались ручной обработкой однотипных бухгалтерских документов, пояснила Юлия Буренкова, главный бухгалтер X5 Retail Group.

При этом компания осведомлена, что к 2025 г. глобальная роботизация приведет к сокращению затрат на офисный персонал на 40-70% и освободит от обязанностей 120 млн специалистов.

По мере расширения торговых сетей документооборот X5 постоянно увеличивается в среднем на 20-30% в год. Роботизация в данном случае дает возможность преодолеть ограничения по человеческому фактору. С учетом того, что робот работает 24 часа в сутки, а не 8, и допускает меньше ошибок, проект роботизации X5 рассчитывает окупить в срок от полутора до двух лет. «Практика показывает, что офисный робот окупает себя, если он «работает за двоих», — прокомментировал CNews Иван Егин, руководитель проекта роботизации из аудиторской компании КПМГ.

Признание общественности

За этот проект X5 получила премию «Лучший общий центр обслуживания (ОЦО) 2018» в номинации «Роботизация процессов», обогнав таких конкурентов как «Гринатом» и «Северсталь».

Также в 2018 г. X5 победила в номинации «Лучший электронный документооборот» (ЭДО) конкурса «Лучший ОЦО 2017». Победа была присуждена за чрезвычайно высокую долю электронных документов в общем документообороте — по некоторым процессам она составляла 95% и выше. По этому показателю компания обогнала таких участников как «Райффайзенбанк», «Северсталь», «Ростелеком» и «Апатит».

Технические особенности

Различные работы по роботизации центра заняли у привлеченных ИТ-специалистов в общей сложности 24 рабочих месяца. Разработка и внедрение были осуществлены за 5 месяцев. Идея роботизации зародилось в ноябре 2016 г., первое полугодие 2017 г. было потрачено на изучение практик в этой сфере, сама роботизация стартовала в ноябре 2017 г. Первый робот был запущен спустя 2 месяца после старта проекта.

Сейчас роботы в сервисном центре X5 выполняют такие процессы, как бухгалтерская процедура сверки взаиморасчетов с контрагентами и выгрузка документов из электронного архива, то есть запрос и получение документов, хранящихся в базах данных. Также роботы выполняют маршрутизацию документов, контроль их отображения в SAP и два процесса в области HR — сверка с ИФНС по НДФЛ и регистрация банковских счетов сотрудников в SAP HR.

Годовой объем документооборота по процессам, которые теперь выполняются роботами, составляет примерно 5 млн документов. После роботизации без участия людей проводится сверка документов более чем с 5 тыс. контрагентов.

RPA-платформа

Роботизация была осуществлена на базе RPA-платформы от компании uiPath, где серверные (back-office) роботы управляются оркестратором. С помощью оркестратора производится запуск и распределение нагрузки между роботами, учет их действий, сбор статистики, а также ведется мониторинг в режиме реального времени. Использование оркестратора позволило добиться от роботов высокой эффективности, пояснили в X5.

«С точки зрения технологий, этот проект — одно из первых столь масштабных внедрений роботов, управляемых с помощью централизованной системы «Оркестратор», — отмечает Егин.

По словам Дмитрия Калмыкова, ведущего менеджера проектов ИТ-дирекции X5, технология RPA (Robotic Process Automation) хороша тем, что позволяет быстро автоматизировать рутинные процессы без существенной доработки уже используемых информационных систем, в частности, нет необходимости долго заниматься интеграцией разных видов ПО. RPA не является самостоятельной единицей, она работает с уже имеющимися в компании системами, которые задействованы в роботизируемых процессах.

Конкретно в Х5 роботы взаимодействуют с финансовым модулем и модулем управления персоналом системы управления предприятием, системой ServiceDesk, системой электронного архива, а также с электронной почтой и подсистемой хранения данных.

UiPath была выбрана исходя из соображений достаточной функциональности, наличия у вендора внедрений в России, доступности техподдержки и стоимости владения. Те же задачи можно было решить и с помощью аналогов от BluePrism или AutomationAnywhere, отмечает Калмыков.

«Это не первый опыт роботизации в Х5, однако со столь сложными процессами мы работаем впервые. С высокой вероятностью в будущем на созданной платформе могут быть роботизированы и другие бизнес-процессы, причем не только в управлении финансами: довольно много процессов, где RPA может оказаться эффективной, есть и в других функциональных подразделениях», — считает он.

Как работают роботы

«По сути, программный робот — это «инструмент взаимодействия» уже существующих в компании систем друг с другом. До внедрения робота таким «инструментом» является человек, занятый в этом бизнес-процессе. Здесь есть прямая аналогия с роботизацией конвейерного производства, не зря конвейер изображают на множестве иллюстраций к описаниям RPA», — отмечает Калмыков.

В архитектуре системы каждому роботу выделен собственный виртуальный сервер под управлением MS Windows Server. Робот представляет собой программу-интерпретатор, которая выполняет сценарий, написанный под каждый бизнес-процесс. На выделенной VM установлен UiPath Orchestrator, который управляет роботами.

Каждый из роботов взаимодействует со своим собственным набором программ и информационных систем. В частности, робот, который занимается маршрутизацией документов электронного архива, обращается сперва к веб-приложению электронного архива, а потом к MS Excel, где обрабатывает выгруженные данные. Затем он открывает систему ServiceDesk, чтобы создать заявки на обработку этих данных. Потом в целях контроля работы исполнителей обращается к финансовому модулю системы ERP. Наконец, робот использует почту для отправки отчета руководителю.

В различных системах у робота есть собственные аккаунты. Полномочия робота не превышают того минимума, который необходим для выполнения поставленных перед ним задач. Для тестирования был создан отдельный робот, настроенный на взаимодействие с тестовыми контурами смежных информационных систем.

Источник: Audit-it.ru
Комментарии

Курсы валют

24.09.2018 25.09.2018
Доллар США 66.2497 66.1594
Евро 78.0753 77.6844
Казахстанских тенге 18.7400 18.5359
Китайских юаней 96.8563 96.4831
Украинских гривен 23.6184 23.5527
Все курсы

Теги

Все теги

Случайный Анекдот

Когда я хожу с мужем по магазинам и он говорит «я расплачусь», мне кажется,
он хочет поменять ударение.